用了半年柠檬云财务,说说它到底行不行
下载与安装步骤
柠檬云财务这个软件,我一开始是听同行会计推荐的。当时她那句话我记得很清楚:"免费的里面,就它最像正经软件。"于是我就去搜了官网,点本页下载按钮,直接下了个Windows版。安装包不大,大概几十兆的样子,网速正常的话一两分钟就完事。装的时候注意一下,别一路狂点下一步,那个安装路径默认在C盘,你要是跟我一样C盘常年飘红,建议手动改到D盘或者E盘,建个专门的文件夹,后面找数据也方便。
装完之后第一次打开,它会让你注册账号。这里有个坑要提醒你:注册的时候填的手机号,后面换绑挺麻烦的,得找客服人工处理。我有个同事就是离职了想把账号给接手的同事,折腾了好几天。所以建议大家注册时就用自己的手机号,公司信息后面可以在系统设置里改。登录进去之后还有个初始化向导,让你填公司名称、启用月份、科目体系这些。我第一次用的时候不懂,直接点了默认的2013年小企业会计准则,后来发现跟公司原来用的2007年企业会计准则对不上,又找客服重置了一遍,白折腾半天。你要是公司规模不大、业务不复杂,选小企业准则就够了,要是上市公司或者外资企业,那就得选企业准则,这个最好问一下你们的代账会计或者老财务。
凭证录入和科目设置
用柠檬云做凭证,说实话比我之前用的某知名老牌软件要顺手。它的界面是那种表格式的,跟Excel有点像,填完一行按回车就自动跳到下一行,摘要、科目、借方贷方、金额,逻辑很清晰。我最喜欢的是它的科目联想功能,输入"银行"两个字,下拉列表里银行存款、银行汇票、银行本票全都出来了,鼠标点一下就行,不用背科目编码。不过科目编码它也自动带出来了,比如1001库存现金,1002银行存款,这个对后面出报表很重要,别自己乱改。
科目设置这块我要多说几句。系统自带的科目表虽然全,但不同行业的公司用起来还是有点不合适。比如我这边有个电商客户,要设置"其他货币资金-支付宝"、"应收账款-天猫店"这种明细科目。操作路径是:基础设置-科目,然后点新增,上级科目选"其他货币资金",下级科目编码会自动带出来,你只需要填名称和余额方向就行。我踩过的坑是新增科目的时候忘了勾选"余额方向",结果做出来的资产负债表借贷不平,查了半天才发现是方向搞反了。还有个小技巧,设置明细科目的时候,如果以后可能加下级,最好提前在科目编码上留点空间,比如"1122应收账款"下面设"112201张三"、"112202李四",这样以后加人不用改编码规则。
凭证录入的时候,F7是快捷键,能快速调出科目辅助核算的窗口,这个我用了好几个月才在帮助文档里看到,之前都是鼠标一圈圈点,累得很。另外凭证模板这个功能强烈建议大家用起来,每个月那些固定的计提折旧、待摊费用摊销、结转损益,第一次做好之后存成模板,下个月直接调用改个日期就行,能省很多时间。
期末结转与结账
柠檬云的期末结转做得算是个亮点。月底的时候,点开"结转损益"那个模块,系统会自动把所有损益类科目的余额转到本年利润,生成一张结转凭证。我第一次用的时候战战兢兢,怕它生成错了,还专门拿计算器把收入费用合计捋了一遍,发现数字是对的,才敢过账。它那个"试算平衡"功能特别有用,点一下就能算出所有科目借贷方差额,如果不平,它会提示你差额是多少,方便你回头查错。
不过这里有个细节要注意:结转损益之前,一定要确保所有该计提的费用都计提了,该摊销的都摊销了。我吃过一次亏,有一回忘了计提房租,直接把损益结转了,结果当月的利润表出来利润虚高,还得反结账回去改。柠檬云倒是支持反结账,操作路径是"结账-反结账",点一下就能回到上个月。但反结账之后再重新做一遍结转流程,凭证号和日期顺序容易乱,最好还是养成月底最后一天统一检查一遍的习惯。
说个它的贴心设计:结账这个动作,它会先做一次全面的数据检查,什么"本期有未记账凭证"、"损益类科目有余额"、"科目余额不平衡",这些它都会列成清单报警,你要是还有凭证没记账,它会直接拦住不让结账。我第一次看到那个红色的报警列表的时候,心里还挺踏实,至少不会稀里糊涂把账结了。
报表生成与导出
柠檬云自带三大报表,资产负债表、利润表、现金流量表,打开就能看,数字都是实时生成的。资产负债表和利润表我基本不看系统生成的,怕取数逻辑跟我平时的手工调整对不上。但现金流量表我真的是爱了,以前用别的软件,现金流量表要么得自己写公式编,要么得单独买模块,这家直接给你做好了,只要凭证摘要里写了"销售商品收到的现金"这种关键词,它基本能自动归集对。我对比过几次,跟银行对账单金额都对得上,误差很小。
导出功能也做得不错,支持导出Excel和PDF。我每个月给老板汇报,就是点报表右上角的导出按钮,选PDF格式,直接发微信就完事。不过有次导出资产负债表的时候发现表格里面个别项目的公式是设死的,比如"应收账款"那儿它会自动减去"坏账准备",这个逻辑你要是不做坏账准备的话,把它设成0就行,不然报表上显示的数字会跟你的科目余额表对不上。利润表也是,它默认把"营业外收入"归在"其他业务利润"那一栏,你要是公司有乱七八杂的补贴收入,记得核对一下归集口径。
现金流量表的导出有个小瑕疵:日期范围只有"本月"和"本年累计"两个选项,你要是想拉个最近三个月的现金流量对比,就得自己导出后手动拼表,这个确实不太方便。不过对于一般小公司来说,本月数加累计数也够用了。
与其他财务工具对比
市面上的免费财务软件我用过好几个,柠檬云算是我用得最久的一个。之前用过用友好会计的免费版,功能确实全,但免费版限制凭证张数,一个月只能做30张,我这边客户多一个月几十上百张凭证,根本不够用。柠檬云免费版在我印象里没有张数限制,只有账套数量有限制,好像是免费版只能建一个账套,我当时注册的时候只有一个公司,无所谓,后来加了个新公司想建第二个账套,发现要升级付费,就咨询了一下,不过也理解,毕竟那么多功能白嫖也得给人家留条活路。
对比另外一个叫"金蝶精斗云"的免费版,它的界面更精致一点,但科目表不能自己自由加,必须用它的固定格式,这点对做特殊行业账的人来说很头疼。柠檬云这点就好很多,科目随便加,辅助核算也灵活,什么部门、项目、客户、供应商都能挂辅助核算,这个我用的比较多。还有一个叫"亿企代账"的,它偏代账会计用,多账号多客户管理确实强,但个人企业用户上手难度大,而且广告弹窗特别多,烦得很。柠檬云这点做得干净,基本上没有无关弹窗,这一点加分不少。
价格方面,柠檬云付费版我也没买过,但听朋友说一年几百块,包含了多账套和多人协作功能。对我这种单兵作战的来说,免费版完全够用,也就没掏钱。不过你要是有月底要出合并报表的需求,那它免费版搞不定,得琢磨升级或者用别的工具。
日常使用中的小问题与解决
用这半年,偶尔也会遇到些小毛病。最频繁的是偶尔登录的时候会卡在加载界面,转圈圈转半天。我试过各种办法,换浏览器、清缓存、重启电脑,后来发现最简单的解决办法就是用它的桌面客户端,别用网页版。网页版对浏览器兼容性有点挑,Chrome偶尔就抽风,用Edge或者360极速模式反而稳一些。估计是新版本更新没完全适配旧浏览器,反正我现在就是固定用桌面版,再没出现过登录卡顿。
还有一次是打印凭证的时候,明明预览看着没问题,打印出来页边距就跑偏了,凭证右边那列数字全被裁掉。这个调打印设置里那个缩放比例,从100%改成98%或者95%,多试几次就能找到合适的。设置路径是"打印-页面设置",里面有个"按页面宽度缩放",勾上它,基本就不歪了。你要是还觉得位置不对,可以拖动打印预览界面里的虚线边框调整,这个得看个人打印机的脾气,没办法给你一个万能的算法。
数据安全方面我刚开始也挺担心的,毕竟账全在云上,万一服务器出问题怎么办。后来用着用着发现它每笔操作都有日志,而且我试着把数据导出来过,Excel备份大概每个账套十几兆,我每个月月底导一份放到网盘里,双保险。这里建议你也养成这个习惯,云端虽稳,本地留个备份总没坏处。它那个数据导出在"系统管理-备份与恢复"里面,点导出就能下到本地。
关于升级与客服体验
用了半年,碰到过几次软件更新。更新都是自动的,打开软件时会提示"当前版本有新功能,是否立即升级",我基本都是点升级。升级过程倒是很快,一两分钟就完事,但升级完如果网络不稳定,偶尔会有个别页面显示异常,比如科目列表显示不全,这种情况把软件关了重新打开就好了。印象中没因为升级丢过数据,这点做得还挺靠谱。
客服我得说两句。以前用某软件,出了问题找客服,排队排一个小时都等不到人。柠檬云的客服响应速度还算可以,我一般是工作日白天问,基本上十几分钟就有人回。而且它还支持远程协助,有次我现金模块的余额对不上,客服直接远程上来帮我看了一下,发现是一张凭证的制单人和审核人是同一个人,按理说应该分开,但小公司又没别人能审,后来客服教我在系统设置里把"允许制单人审核"打开就行了。这种操作在网上搜可能要搜半天,客服一分钟就给你搞定了。
不过客服也不是万能的,有一次我咨询关于固定资产折旧方法设置的问题,它给的回答比较笼统,还是我自己在网上搜了教程才搞明白。所以建议碰到那种特别偏向核算逻辑的问题,可以先查系统自带的帮助文档,就在软件右上角的问号图标里面,那里面说明还挺详细的,搜关键词就行。另外他们还有个用户交流群,里面经常有人问实操问题,大家互相解答,气氛挺好的,遇到疑难杂症,在群里吼一声比找客服还快。
总的来说,柠檬云财务这个小软件,对我这种小型企业的财务来说,基本够用,而且在免费软件里确实算比较良心的。你要问我它到底行不行,我只能说:行,但也不是完美的行。免费的午餐能吃到这个程度,我已经挺满意了。