柠檬云财务不花钱能不能用,我试过告诉你答案
下载与安装步骤
我一开始找柠檬云财务,直接搜名字,出来的全是推广页,点进去花花绿绿一堆按钮,也不知道哪个是真下载。后来学乖了,只认准官网或者那种看起来干干净净的下载站,像你正在看的这个页面,反而靠谱。点本页下载按钮,会拿到一个安装包,大小不大,几十兆的样子。装的时候别一路狂点下一步,注意看有没有捆绑勾选,什么“安装桌面助手”“设为默认浏览器”,该取消就取消。我装的时候不小心勾了个“每日播报天气”,结果天天弹窗,烦得要命,卸载还得找半天入口。
装完之后首次打开,它会让你填公司名称、纳税人类型,这些可以先随便填,后面能改。关键是有个“初始化账套”的步骤,新手容易懵,其实就是选你从哪个月开始记账,选错了后面数据会乱。我当时选了个年初,结果录了几笔才发现期初余额没对,只好删了重来。所以这里别急,先想清楚你的账要从几月份开始接。
登录界面支持手机号验证码,也支持账号密码。我建议用手机号注册,方便找回。密码别设太简单,这里面全是你的账目数据,丢了可不是闹着玩的。装完之后桌面会有图标,双击就能进,不用每次去翻安装目录。
免费版到底能用什么功能
这是我最好奇的部分。柠檬云财务有个免费版,说是“永久免费”,但实际用下来,核心功能确实没锁。凭证录入、账簿查询、三大报表(资产负债表、利润表、现金流量表)都能看能打,这跟我以前用的用友T3比起来,免费得有点过分了。我试着录了一个月的采购、销售、费用报销,凭证做完了,点“结账”,它会自动生成报表,挺顺滑的。
但免费版也有明显边界。比如单据的打印模板就那么几种,想自定义成自家公司的样式,得升级。还有辅助核算,像部门、项目、客户、供应商这些,免费版只给开一个维度,多维度组合就得花钱了。我是做小贸易的,想按客户又按项目核算,免费版愣是只能选一个,最后我妥协,只按客户算。另外,免费版的账套数量也有限,我数了下,好像只能开三个账套,反正我家里一个公司一个账套,第三个都没舍得用,怕以后要开新账套没名额。
最让我意外的是,免费版居然有“智能凭证”功能,就是对着银行的流出流入记录自动生成凭证,准确率大概七八成。我一个月下来,银行流水一百多条,它能给我自动生成八九成,我再手动修一修,半天工夫就搞定了。这个功能不收费,算是诚意满满。
日常做账顺不顺手,有没有坑
日常工作里,做凭证是最频繁的操作。点“填制凭证”,界面长得跟Excel似的,日期、摘要、科目、借方、贷方,一行行填。科目支持编码模糊搜索,比如输入“1002”,直接跳银行存款,用熟了很快。但有个坑——它默认不显示“数量”“单价”列,要做库存商品的数量金额式账,得在设置里手动打开“显示辅助核算列”,我头一回找这个开关找了十分钟。
月末结转的时候,损益类科目它有个“期间损益结转”引导,点一下,自动把收入成本费用结转到本年利润,省得自己一笔笔做红蓝字分录。这个步骤我刚开始不知道,自己手动录了七天结转,后来偶然点到才发现有自动的,蠢哭。不过它结转时不会自动生成“所得税费用”那笔,你得自己计提。
打印凭证也是个讲究活。默认的A5纸打出来,字小得跟蚂蚁似的。我在“打印设置”里调成A4纸,横向,缩放比例拉到110%,这才勉强能看。而且每次打印前它都弹个预览框,你得点“开始打印”它才真的打印,别直接按键盘的Ctrl+P,那样会走浏览器打印,格式全乱了。如果打印出来错位,多半是打印机驱动问题,把默认打印机设成那台,重新预览就好了。
最让我想骂人的是,免费版偶尔会卡一下,明明网速没问题,点“保存”要转两三秒。后来发现是浏览器缓存的问题,我用的是360极速模式,换了Chrome内核模式就顺滑多了。建议用最新版Chrome或者Edge打开,别用IE那种老古董。
数据安全备份和恢复
账务数据是命根子,柠檬云是云端存储,所以本地电脑坏了也不用怕。但我还是习惯每个月底手动备份一次,点“系统管理”里的“备份账套”,它会生成一个文件下载到本地。这个备份文件是加密的,需要设置密码,别设那些123456的,要不丢了更不安全。恢复的时候,在登录界面选“恢复账套”,上传备份文件,它会问你是覆盖还是合并,我一般选覆盖,省得数据重复。
但有个细节,免费版的云端存储容量有限制,我记得到一定账套数据量会提醒你“存储空间不足”。我大概用了两年多,凭证到几千张的时候收到过提醒。解决办法是导出老月份的凭证存成Excel,然后在账套里删掉那些老旧数据,不过这有点风险,我建议只删2019年以前的,近一年的留着。另外多云备份它支持导出“标准数据格式文件”,这玩意儿可以用在其他财务软件里,算是留一条退路。
我遇到过最惊险的一次,是电脑中病毒重装了系统,我吓出一身汗,以为数据全没了。结果登录柠檬云网页版,数据全在,因为它是云端的,本地安装包只是个壳。所以别太依赖本地,定期登录网页端看看数据是不是同步的,心里有个底。
多账套和多人协作怎么设置
我手上有两个小公司,一个贸易公司,一个咨询服务部。柠檬云支持一个主账号下开多个子账套,每个账套独立核算,切换在左上角的下拉菜单里,一键切。但免费版的账套数量限制我前面提过,最多三个。如果你账套多了,就得删掉不用的,不过删之前它会提醒你“此操作不可恢复”,我劝你别冲动,先备份了再删。
多人协作方面,免费版给三个用户席位好像。我一个自己用,一个给会计助理,一个给仓管。权限分配在“用户管理”里,可以给每个人设“只读”“录入”“审核”等角色。我把仓管设成只能录进货单,看不到费用报销和工资表,这样避免他瞎改。但要注意,同一个时间点,两个人同时编辑同一张凭证,后保存的会覆盖先保存的,这有点坑。我助理有一次改我做的凭证,我在旁边改另一张,结果我的保存把她的覆盖了,白干。现在我们的操作是,谁要改哪张先在群里说一声,避免撞车。
移动端能用吗,方便到什么程度
手机上班里临时要看个账,或者老板突然问“上个月毛利多少”,这时候就得靠手机端。柠檬云有微信小程序,不用另外装App,关注公众号或者在小程序里搜就能打开。登录扫一下二维码,就能看到最新的利润表和资产负债表。我用得最多的是在客户那里谈价格,现场打开利润表看某个产品线的盈亏,方便得不行。
但手机端不能做凭证,至少我没找到入口。它主要就是看报表、查进销存、审阅流程。还有个审批功能,比如报销单到了一定金额,推送到老板手机上,点一下“同意”就行。这个功能免费版也能用,但审批流只能设置一级,多级审批得升级。我试过设置“金额大于5000要老板审批”,用小额试了一下,推送很快,基本秒到,体验不错。
漏了一个点,移动端的报表默认是“本期”和“本年累计”两个维度,不能像电脑端那样自定义日期区间。我想看最近三个月的现金流,手机上愣是看不到,得开电脑去查。所以别指望手机端完全替代电脑,它就是个应急查看器。
免费版够不够用,什么时候该花钱
用了这么久,我总结一下。如果你是个小微企业,一年业务量不大,凭证也就几百张,没有复杂的分部门分项目核算,那免费版完全够用,别花冤枉钱。我现在这个贸易公司,月凭证量平均五十张左右,免费版扛得住,报表也准确。但如果你有连锁门店、要按门店和商品双维度核算,或者需要电子发票自动查验真伪,那免费版就有点吃力了,该考虑收费版。
收费版的优势主要在于不限账套数、自定义打印模板、多级审批流、自动识别银行流水并且能对接税务开票。我朋友开了个厂,用的收费版,他跟我说最值钱的功能是“一键生成申报表”,填增值税申报表的时候,系统能从账套里自动带出数,不用他手动录入,省了每周半天的活。我这边营业额没到那个级别,暂时不升级。
另外提醒一句,不要相信网上那些“破解版”或“绿色永久免费”的柠檬云安装包,我下载过一次,装完电脑上多了一堆广告软件,账号还差点被盗。直接点本页下载按钮,认准官方渠道,用免费版就安安心心用。版本升级的话,它会在登录页面自动提示,你点更新就行,数据不会丢。如果遇到无法登录的bug,把浏览器缓存清一下,或者换个网络试试,大多能解决。真不行就找在线客服,不过免费版客服响应慢,半夜问问题基本要等第二天白天,要有心理准备。