把柠檬云财务的账套交给同事,操作其实就三步
下载与安装:别在官网里迷路
很多朋友第一次接触柠檬云财务,都是被同事或者代账群里的人推荐的。我当初也一样,搜出来一堆带“官方”字样的网站,点进去长得都差不多,反而不知道哪个是真的。后来才知道,最稳妥的办法就是直接去你收到的那个下载站,比如我们财务群里流传的那个“柠檬云财务下载”页面,点本页下载按钮就行。别去搜索引擎里碰运气,那些排在前面的竞价广告,有时候点进去是别的软件或者捆绑安装包,装了之后电脑卡得不行,还得花时间清理。
下载下来的东西一般是个压缩包,或者是exe的安装程序。如果是压缩包,先解压,再双击里面的安装文件。安装过程基本是傻瓜式,一路点“下一步”就行,但有两个地方我建议你留个心眼。一个是安装路径,尽量别装在C盘系统盘,默认的Program Files也行,但如果你C盘空间紧张,装D盘会更省心;另一个是安装过程中它会问你要不要创建桌面快捷方式,建议勾上,不然装完找半天图标很烦人。
装完之后第一次打开,会让你注册和登录账号。这里有个坑,柠檬云的账号体系是云端的,也就是说,你同事如果也要用同一套账套,你得把账号密码给他,或者让他用你公司的企业账号登录。我第一次就是没搞明白,自己注册了个个人账号,结果账套数据全在自己的账下,想分享给同事的时候发现对方根本看不到。所以,一开始就要想清楚,是用公司统一的企业账号,还是单独开一个协作账号。
账套备份:交接之前必做的一件事
把账套交给同事之前,我建议你先做一次备份。这个习惯我是在吃过亏之后才养成的。有一次我急着把账套传给新来的会计,直接就把正在用的账套文件路径告诉了她,结果她打开的时候提示文件被占用,或者数据不对,后来发现是我们俩同时开着一个账套,导致数据错乱。那次之后,我每次交接前都会先退出系统,然后做一次完整的备份。
备份操作用柠檬云自带的“账套备份”功能就行。打开软件,在“系统管理”或者“账套管理”的菜单里,一般能找到“备份”或者“导出账套”的选项。选好备份的存放位置,建议放U盘或者网盘,然后系统会生成一个备份文件,后缀名通常是.bak或者类似的东西。这个过程很快,几十MB的账套也就几秒钟的事。
如果你不确定同事那台电脑上装的是不是同一个版本的柠檬云,最好把备份文件直接拷给他,让他用“恢复账套”功能导入。直接复制正在使用的账套数据库文件给他,很容易因为在软件运行时文件被锁定而拷贝不完整。备份文件是干净的、独立的,导入的时候系统会自动重建索引,出问题的概率小很多。
权限设置:给同事开对门,别开错窗
柠檬云财务的权限管理做得比较细,不是说你给他一个账号密码就完事了。我记得第一次给同事共享账套,图省事,直接把我的管理员账号密码给了她。结果她录入凭证的时候,不小心把某个辅助核算项目给改了,我后来对账对了好久才发现问题。从那以后我再也不给管理员的最高权限了。
正确的做法是在“系统管理”里的“用户管理”或“权限设置”中,新建一个用户,比如“同事-小王”,然后给他分配“账套主管”或“会计”的角色。这些角色一般是系统预设好的,权限范围不同。你可以勾选让他能看哪些模块、能操作哪些功能。比如我只想让同事录凭证、查明细账,就把“审核”和“过账”的权限去掉,这样他录完的凭证必须经过我的审核才能过账,安全得多。
还有一个细节容易被忽略,就是“数据权限”。有时候不是所有账套都让新同事看到。比如你们公司有几个不同业务的账套,只想让他碰其中一个,那就在用户设置里,指定他只能打开某个账套,其他账套他登录后根本看不到入口。这样既方便工作,又不会让他觉得你事事提防,因为界面干净,他也不会误操作到不相关的项目。
数据迁移:不是复制粘贴那么简单
如果你和同事不在同一个办公地点,或者他想在自己家里的电脑上看账,那就要涉及数据迁移了。这里我个人经验是,别想着直接把整个安装目录打包发过去,那种做法必出问题。我之前试过一次,把整个文件夹压缩了发过去,同事那边打开直接报错,提示“数据库连接失败”。因为安装目录里的文件包含了本地配置文件、缓存还有数据库连接串,换成另一台电脑,环境不一样,全都对不上。
最靠谱的办法就是利用柠檬云自带的“备份与恢复”功能。先做备份,得到你的备份文件,然后把这个备份文件通过QQ、微信或者网盘发给同事。他在自己电脑上装好柠檬云之后,用“恢复账套”功能导入这个备份文件,一切就能正常打开了。整个过程其实就是把备份文件从一个地方搬到另一个地方,安全、稳定、无脑。
另外要注意一下时间点。如果你的账套是正在用的,里面有今天新录入的凭证,那么在备份之前,最好先做一次“期末结转”或者至少让所有凭证都保存好、退出所有操作界面。不然你在备份的时候,如果系统里有未保存的窗体,备份出来的文件可能缺少最后那一点数据。虽然概率不大,但交接这么正式的事,别给自己埋雷。
协作用户:多人同时开同一套账的注意事项
柠檬云财务是支持多用户同时在线操作的,但前提是你要有对应的协作授权。我知道有的版本是单机版,你开了,别人再开就会被踢下线或者提示“服务器连接数已满”。所以在把账套交给同事之前,先确认一下你们的软件版本是否支持多用户。如果不支持,那只能轮流操作,或者考虑升级下授权,不然两人同时打开,轻则数据保存覆盖,重则整个数据库损坏。
如果确认支持,那也要约定好操作习惯。比如录凭证的时候,你和同事尽量别同时改同一个科目的辅助核算明细,因为系统虽然会锁单,但有时候锁得不够及时,容易造成冲突。我的做法是,我和同事分工明确,他管现金和银行模块,我管收入成本模块,各录各的,互不干扰,偶尔交叉查询一下,基本不会出问题。
另外,建议你们开一个共享的网盘或者聊天群,专门用来放每天的备份文件。哪怕只是下班前随手备份一下,上传上去,一旦白天谁操作出问题,也能拿昨天的备份快速恢复。这个习惯坚持下来,你会发现平时看着麻烦,真出事的时候能救命。我和同事现在就有一个“财务每日备份”的文件夹,里面按日期排列,找东西特别方便。
移交后的检查:别急着把旧账本删掉
把账套交给同事之后,事情还没完。我建议你让她先打开账套,随便看几个凭证,查一下余额表,再新增一张凭证试试,确认没问题再让她正式接手。别觉得这是不信任,这是职业习惯。我遇到过同事那边打开软件,账套能显示,但一点“新增凭证”就报错,最后发现是她电脑上的Office版本太老,导致某个控件没加载。所以前期测试一下总归是好的。
还有一点,你原来电脑上的账套数据,别急着删。至少保留一个季度。万一同事那边导入的备份有问题,或者她操作了一段时间后发现有遗漏,你还有原始数据可以拿出来对。我一般是等三个月后,确认新账套运行稳定了,再把旧的数据压缩归档,放在移动硬盘里存着。这样既不占太多空间,心里也踏实。
最后再说个小事。移交的时候,把软件的更新习惯也告诉她。柠檬云不定期会有小版本更新,有时候是修复bug,有时候是增加功能。让同事养成定时看“系统更新”提示的习惯,别一直用旧版,否则会出现某些新报表打不开或者格式不对的情况。更新前记得备份,更新中别强制退出,这两点做到位,基本不会出幺蛾子。